J’ai vécu de nombreux déploiements d’ERP (1) ou de logiciels de dématérialisation, d’e-procurement, dans des PME. Elles consacraient des ressources importantes pendant parfois plus d’un an à la réussite de ce projet. C’est que mettre en place un ERP dans une PME est une promesse de faciliter le business en ayant un accès plus fluide aux flux d’information tout en optimisant les flux économiques et financiers.
Mais à l’inverse, un déploiement mal organisé peut déstabiliser complètement une entreprise !
Voici 3 exemples de situations que j’ai rencontrées dans des PME, ayant conduit à ce type de désagrément :
Démarrage coûte que coûte au 1er janvier : le mot d’ordre a été donné et toutes les équipes se sont organisées pour tenir les délais. Mais l’objectif s’est vite révélé trop ambitieux face à la complexité de certains cas à inscrire dans les besoins opérationnels. Décalage du projet ? Pas question. Le projet a donc bien démarré au 1er janvier après des mois de stress, de limitation du périmètre fonctionnel, de réduction des temps de test.
Résultat : certaines fonctionnalités sont inopérantes et le temps de traitement est doublé par rapport à l’ancien système pour bon nombre de transactions! La sanction est alors sévère car il a fallu faire un retour à un traitement manuel après 4 mois de cafouillage.
Destinée à identifier précisément les besoins des différents services, la phase d’analyse n’a pas été assez détaillée.
Résultat : un suivi des temps par demi ou quart de journée, quand le découpage des tâches se fait en réalité à la demi-heure près. La plupart des équipes ne peuvent donc pas saisir correctement leur temps !Le surcoût est garanti pour personnaliser l’ERP et répondre finalement au besoin, après un retard de plusieurs semaines !
L’équipe projet est happée par le quotidien et les urgences opérationnelles. En effet, elle doit mener le projet en plus de ses tâches habituelles. Cela est parfois tout simplement impossible ! Pas assez de temps pour faire les tests, des difficultés à se rendre disponibles ensemble pour tenir les réunions projets, une coordination compliquée sont les symptômes de cette situation.
Résultat : le projet avance mais le démarrage révèle de nombreuses imperfections. Tout le service fait alors preuve d’une remarquable résistance au changement !
L’analyse de ces erreurs révèle souvent un manque de temps consacré à l’une des phases clés du projet. Manque de temps dommageable car il entraîne des retards, des anomalies, ou encore un manque d’adhésion des équipes au projet. Comment dégager du temps aux opérationnels tout en les impliquant ? Une bonne solution est de faire appel à un professionnel externe pendant la phase de déploiement. Aux côtés du chef de projet, cette personne aura le savoir-faire et la disponibilité pour se faire l’interprète entre les opérationnels et l’équipe de l’intégrateur.
ALTERDAF accompagne les équipes Finance dans le cadre de la conduite de projets de transformation. N’hésitez pas à faire appel à un expert pour consacrer le temps que vous n’avez pas pour l’implémentation d’un ERP ou un projet de digitalisation, et évitez ainsi à votre entreprise le risque de commettre une des 3 erreurs décrites dans cet article.
(1) Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un progiciel qui permet de gérer dans un même système d’information des domaines très larges de l’entreprise : les achats, la gestion commerciale, et aussi la gestion comptable et financière.
